الفباي حضور روابط عموميها در اينترنت
کاهش هزينهها
نتايج اين تحقيق همچنين نشان داد سايتها هزينه بالاي روابطعموميها در زمينه ارسال اطلاعات محصولات جديد، بيوگرافيهاي اختصاصي، اطلاعاتخبري، بروشورها و يافتن اطلاعاتي همچون نامها و شمارههاي تماس مقامات و متن سخنرانيها را کاهش داده است. ضمن آنکه حالا اين اطلاعات از هر نقطه دنيا قابل دريافت است.
کمپاني Bell Atlantic هزينههاي چاپ بروشورهاي خود را به علت تهيه نسخه ديجيتال آنها 50درصد در سال گذشته کاهش داده است.
سازندگان خودرو شايد بيشتر سود را در استفاده از سايتها و روابطعموميهاي آنلاين بردهاند. آنها به طور ميانگين حدود 150 صفحه، عکس و بروشور براي بيش از 2 هزار روزنامهنگار ارسال ميکنند که هر کدام 200 دلار هزينه در بردارد.(30 هزار دلار)
بنابراين جاي تعجب نيست که شرکت جنرالموتورز بابت عرضه تصاوير شورولتهاي جديد خود از طريق اينترنت هزينه قابل ملاحظهاي را کاهش داد.
اما ساير شرکتها همچون فورد، نيسان، تجربههاي مشابهي در کسب سود از طريق سايتهاي خود دارند. آنها با قراردادن تصاوير و اطلاعات محصولات جديد خود در سايتهايشان به طور ميانگين 25 دلار بابت درخواست هر رسانه جهت دريافت اطلاعات صرفهجويي کردند.
- به گفته مدير روابطعمومي فورد سال گذشته بيش از نهصد عکس از سايت اين شرکت دريافت شده است.
علاوه بر اين مسايل، شرکتهاي مذکور اعلام کردهاند که از طريق سايتهاي خود قادر شدهاند خدمات بهتري به رسانهها و به خصوص مشتريان مهم خود در نقاط دوردست دنيا بدهند.
حالا اطلاعات مورد نظر اين شرکتها مستقيما به آدرس الکترونيکي روزنامهنگاران ارسال ميشود که اين امر تاثير مهمي بر زمان و هزينه آنها داشته است.
مدير روابطعمومي نيسان ميگويد: با اين وجود مردم هنوز مايل به داشتن نسخه کاغذي اطلاعات بوده و ما امروز مجبور هستيم هر دو نسخه را در اختيار آنها بگذاريم.
در نهايت اين مدير روابطعمومي فورد است که ميگويد: «اينترنت جايي است که عدم حضور در آن يک اشتباه بزرگ محسوب ميشود.»
****
همچنانکه نتايج اين تحقيق نشان ميدهد اينترنت انقلابي بزرگ و عملي در کار روابطعموميها ايجاد کرده و اين انقلاب نهتنها روش ارتباط روابطعموميها را تغيير داده بلکه طبيعت خود ارتباطات را نيز عوض کرده است.
اما روابطعموميها براي حضور موثر در اينترنت چه بايد بکنند:
1- توسعه محتواي آنلاين
2- متنها و اطلاعات
متنها و اطلاعات در واقع مهمترين ابزار شما در سايت روابط عمومي محسوب ميشود. به اين ترتيب که ارايه اطلاعات کماهميت در جلوي ديد مخاطب و اطلاعات پرمراجعه در بدترين نقطه سايت ميتواند موجب از دست رفتن مخاطب و سردرگمي ايشان شود. پس چينش اطلاعات در سايت از اهميت بالايي برخوردار است.
تصاوير با هدف پشتيباني از متون
هيچچيز بدتر از اين نيست که در سايت يک روابطعمومي عکسهاي مربوط به آن مجموعه به همراه تصاوير مديران، يافت نشده و يا با کيفيت پايين در دسترس باشد.
برنامههاي شناسايي
سايت يک روابطعمومي بايد به علت و چرايي مراجعه يک بازديدکننده از سايت کاملاً پاسخ دهد. پس تلاش کنيد تا در اولويتبندي اطلاعات بهترين گزينهها را انتخاب کنيد.
برنامههاي پاسخي
دوگانگي امکان ارتباط با مراجعان، مخاطبان، دوستان و دشمنان
مخاطبان شما دائما به دنبال يافتن اطلاعات جديد هستند پس بايد به هر ترتيب که شده نيازهاي جديد مخاطبان خود را شناسايي کرده و اطلاعات را در ا ختيار آنها بگذاريد. شک نداشته باشيد که اگر در اين مورد کندي بکنيد احتمال اينکه اطلاعات غلط يا ناقص سايت ديگري به عنوان مرجع مورد استناد روزنامههاي مختلف قرار گيرد، وجود داشته و داستان پيشگيري بهتر از درمان است را نيز ميدانيد.
ساير اطلاعات مورد نياز
- دائمي (شامل اطلاعات کلي از شکل و عملکرد سازمان، درج عکس، سمت و تلفن مقامات سازمان)
- موقت (شامل اطلاعات روزانه و اخبار)
مخاطب يک سايت به هر دو نوع اطلاعات نياز دارد.
رديابي آنلاين
دوستان، مخاطبان و دشمنان شما دائما آنلاين بوده و بدون آنکه بدانيد مشغول تبليغ و يا تضعيف سازمان شما هستند.
اما براي آنکه بفهميد اين اتفاقات چگونه و در کجا ساخته و هدايت ميشود با يک چالش مواجههستيد:
- چالش يافتن مخاطبان در دنياي وسيع اينترنت
راهکارها:
در اين خصوص پيشنهادات زير مطرح است :
- شناسايي سايتها، وبلاگها، پورتالهاي و اتاقهاي گفتوگوي مرتبط با زمينه فعاليت سازمان شما
- يافتن روشهاي ارتباطي براي نفوذ و تاثيرگذاري (يادتان نرود که اين محيط مجازي دو طرفه بوده و شما نيز به عنوان يک مخاطب ميتوانيد به نوعي در مباحث به صورت مستقيم يا غير مستقيم شرکت نماييد.
نکته: روزنامهنگاران و خبرنگاران همواره در اينترنت به دنبال نکته بحث برانگيز و سوژه هستند. پس شناسايي و يافتن سرنخها، هشدار مهمي جهت آمادگي در برابر داستانهاي جديد است.
حضور فعال
افزايش سايتها، اخبار و اطلاعات دولتي لزوم حضور فعال روابطعموميها را در اينترنت کاملا توجيه ميکند. استفاده از روشهاي زير اين کار را آسان ميکند:
- تعقيب اخبار و رويدادها
- پيگيري پرسشها و پاسخها
- استفاده از جست وجوگرها
- ارسال دايم اخبار و اطلاعات به مکانهاي متناسب
- تماس مستقيم با مخاطبان و منتقدان
- اينترنت مکاني است که امکان پاسخ فوري برخلاف رسانههاي سنتي وجود دارد.
- انجام لابيهاي آنلاين
کنترل دايم اخبار موجود در اينترنت از اصول پايهاي روابطعموميهاي آنلاين است. اما اين امر به تنهايي کافي نبوده و بايد تاثير اطلاعات بر سازمان و يافتن راهکارهاي احتمالي نيز بررسي شود.
مديريت بحران آنلاين
مديريت يک بحران الکترونيکي از جمله وظايف روابطعموميهاي آنلاين محسوب ميشود به اين منظور امور زير بايد مد نظر قرار گيرد تا در مواقع لازم استفاده بهينه را به کار بست.
- جمعآوري اطلاعات صحيح و غير متناقض
- شناسايي و تصحيح اطلاعات غلط و يا ناقص
- کنترل شايعات (شايعات در اينترنت به سرعت منتشر شده و بر سازمانها تاثير ميگذارند)
- دسترسي سريع به رسانهها و پاسخ به اتهامات غيرواقعي
نکته: روابطعموميهاي آنلاين بايد يک برنامه مشخص کنترل انتقادات داشته باشند.
کنترل شبهسايتها و منتقدان
- يافتن سايتهاي دزدي (گاه برخي از سايتها به ويژه در مورد وبسايت بانکها از شکل و شمايل يک بانک استفاده ميشود تا به اين ترتيب سر مخاطبان و مشتريان آن بانک کلاه گذاشته شود. شما بايد اين سايتها را شناسايي کرده و نسبت به تمهيدات اطلاعرساني و در صورت نياز قضايي اقدامات لازم را به عمل آورديد.)
رويدادهاي آنلاين
مراسمهاي آنلاين مانند مراسمهاي واقعي هستند با اين تفاوت که به سالن، هتل و هرگونه سفر و هزينههاي سنگين احتياجي ندارند.
در اين مورد اقدامات زير را در دستور کار بگذاريد.
- تهيه برنامه مشخص براي سخنگوي سازمان
- تبليغات (برنامههاي آتي نمونه فيلمسازان)
- ملاقاتهاي آنلاين زنده (متن ، صوت، تصوير)
- نشستهاي خبري آنلاين براي مديران
تدوين استراتژي ترويج و توسعه
روزانه هزاران سايت در اينترنت ظاهر ميشوند. اما تنها تعداد کمي از آنها دليلي براي وجود و بقاي خود دارند. در اين مورد نيز پيشنهادات اوليهاي وجود دارد که به برخي از آنها در ادامه اشاره ميشود.
- افزايش حضور از طريق طراحي مجدد، تغيير محتوا و فراپيوندها (Hyperlinking)
- استراتژي مشخص در موتورهاي جستوجو
- تمرکز روي مخاطبان خاص
- تبليغات مستقيم روي سايتهاي همسو و مکانهايي که مخاطبان بالقوه در آنجا پرسه ميزنند.
ترويج سايت درحقيقت رمز بقاي آن است. اگرچه بايد گفت چند سطري که در بالا به آن اشاره شد در واقع امروزه به يک تخصص با حقوق و مزاياي بالا تبديل شده که به آن( Search engine optimization (SEO گفته ميشود. پس در اين مورد کار را بايد به کاردان بسپاريد.
سرمايهگذاري آنلاين
روابط عموميها بايد دائما اطلاعاتي را براي مخاطبان خود فراهم کنند که واقعا مورد نياز آنها باشد.
- به روز نگهداشتن سايت
- شناسايي و پاسخ به پرسشها و نيازهاي تکراري FAQ (کاهش تماسهاي حضوري)
- کنترل شايعات
- تماس مستقيم و سريع با مخاطبان خاص (E-mail)
- برقراري امکان گفتوگوهاي مجازي (Cyberchat) با مقامات سازمان
- ارسال مکرر خبرنامه و اطلاعات براي مخاطبان مشخص
به هر ترتيب اگرميخواهيد با مخاطبان خود ارتباط سريع و موثر داشته باشيد آنلاين شويد.
شکل يک وبسايت
در طراحي يک وبسايت خوب از اين اشتباهات جدا پرهيز کنيد:
- استفاده از Flashها و تصاوير نامربوط
- استفاده از عنوانهاي غيرمرتبط
- شرح ناقص از سايت به خصوص در مورد موتورهاي جستو جو
- استفاده از فراپيوندهاي (hyperlink) خراب و نامناسب
- عدم به روزرساني اطلاعات سايت
- استفاده از صفحات درهم و غيرقابل خواندن (رنگ ها)
همکاري با سايتهاي مرتبط
- تبادل پيوندهاي متقابل در مکانهاي متناسب مانند رابطه يک ناشر با کتابفروش
- تماس مديران سايتهاي مرتبط براي افزايش تبادلات
نکته: براي يافتن سايتهاي مرتبط بايد بازخوردها بررسي شود. يعني شما ارتباطي را که برقرار ميکنيد بايد با استفاده از روشهاي فني ميزان جذب مخاطب از آن طريق را نيز بررسي کنيد تا سرمايهسازمان خود را به هدر ندهيد.
---------محسن جعفري نياركي----------